Eine Koordinationsgruppe (Universität Osnabrück, Universität Oldenburg, Universität Hannover, Universität Göttingen, ELAN e. V.) ist für den Projektverlauf insgesamt verantwortlich. Sie verantworten u.a. die Operationalisierung der Projektziele, die Festlegung der Kommunikations- und Leistungsprozesse, die Entwicklung von Projektplänen sowie deren Controlling, das Management kritischer Phasen und Prozesse sowie die Gestaltung der strategischen Beziehungen zum Projektumfeld.

Die Universität Osnabrück ist für die Abwicklung der formalen und finanziellen Aufgabenpakete verantwortlich. Sie verfügt als Koordinatorin in über zehn Projekten der landesweiten ELAN-III-Förderlinie durch jahrelange Koordination der landesweit verteilten Entwicklungsarbeiten der ELAN-e.V.-Hochschulen an der Lernplattform Stud.IP sowie durch jahrelange Mitarbeit im weltweit kooperierenden Opencast-Netzwerk über erhebliche Erfahrungen bei der Organisation großer Projektverbünde. In eCULT koordiniert sie das Handlungsfeld Lehr-/Lernorganisation im Hinblick auf die didaktisch-technischen Experten, den Support, sowie die zugehörigen Projektanteile im Bereich Utilities. Die Universität Hannover verantwortet in gleicher Weise die Aktivitäten im Handlungsfeld eAssessment. Dem ELAN e. V. kommt die Rolle zu, das Handlungsfeld Videobasiertes Lehren und Lernen zu koordinieren. Die Universität Oldenburg ist verantwortlich für die organisatorischen Querschnittsaufgaben, die durch die Metakoordination abgebildet wird.